Excel AI 怎麼用？不會寫公式也能讓 ChatGPT 整理業績報表的 3 種方法
月底要交業績報表，卻不會寫 Excel 公式？用白話示範三種讓 AI 幫忙的方法：上傳檔案給 ChatGPT 或 Gemini、請 AI 教你寫公式、用 Excel 裡的 Copilot。附可直接複製的指令，和交出去前一定要對的四件事。
月底最後一個週四，主管在群組丟了一句：「明天早上把這個月各業務的業績整理給我。」你打開那份從系統匯出的 Excel，八百多列，日期、客戶、業務、金額擠在一起。同事會用樞紐分析，你只會一列一列複製貼上。
你上網查「Excel 加總公式」，跳出來一堆英文和括號，看了三篇還是不知道要貼在哪一格。晚餐吃完了，表格還是原樣。其實這種事，現在可以請 AI 幫忙，而且不只一種做法。
圖：明天早上要交的報表，今晚不一定要熬夜手算。
Excel AI 是什麼：你說要什麼，它幫你算和排
這裡說的 Excel AI，指的是「用平常講話的方式，請 AI 幫你處理表格」。你不用知道公式叫什麼，只要說「幫我算每個業務這個月賣了多少」，它就會去讀表格、算好、排成新的表。
它比較像一位很會用 Excel 的新同事。你交代清楚，他做得很快；但他不認識你們公司的習慣，偶爾會看錯欄位。所以這篇的做法都是同一個原則：AI 先做，你最後對一遍。
整理業績報表，常見的需求就是三種：依人或月份加總、找出最高最低、畫成一張圖。下面三種方法都做得到，差別在你的檔案會不會離開你的電腦。
三種方法，差在檔案去哪裡
圖：三條路都能做出報表，先看你的檔案能不能傳出去。
第一種最直覺：把 Excel 檔直接上傳到 ChatGPT 或 Gemini 的對話框。它會讀整份檔案，幫你加總、排序，還能做成新的 Excel 讓你下載。Google 的說明頁寫到，Gemini 網頁版可以依照你上傳的試算表畫出圖表。免費版就能試，但上傳次數比付費版少，一天可能只能傳幾個檔案。
第二種最安全：檔案不上傳，只用文字告訴 AI「我的表長什麼樣子」，請它教你寫公式。你把公式貼回自己的 Excel，數字是 Excel 自己算的。公司資料不能外流的時候，就用這一種。
第三種是在 Excel 裡面直接用 AI。依微軟說明，Microsoft 365 個人版和家用版從 2025 年起就內建 Copilot，每月有固定的 AI 使用額度，家用版只有訂閱的那個人能用。依第三方整理微軟台灣官網的價格，個人版月繳約 NT$309。截至 2026 年 11 月，OpenAI 也推出了裝在 Excel 裡的 ChatGPT 外掛，官方頁面列的是付費方案可用。
方法一實際做：上傳檔案，先叫它說看到什麼
上傳之前，先做一件小事：把客戶姓名、電話這類個資欄刪掉，或換成代號。業績報表通常只需要日期、業務、品項、金額。
接著不要急著叫它算。先請它描述它看到的東西，你才知道它有沒有讀對。下面這段話可以直接貼，【】裡換成你自己的內容：
我上傳的是【公司名稱】【10 月】的業績明細。請先不要計算，先告訴我三件事：一、你讀到幾列資料、有哪些欄位；二、有沒有空白、重複，或看起來像「合計」的列；三、日期欄的格式你怎麼判斷，例如是西元還是民國年。等我確認沒問題，再進行下一步。
它會回你一段像體檢報告的說明。打開你的檔案對一下列數；如果它說有 812 列，你的表也是 812 列，就可以往下走。它若提到「最後一列看起來是合計」，你就知道要叫它排除那一列。
確認之後，再貼第二段，請它真的動手整理：
請依照【業務員】欄位，加總每個人在【10 月】的【銷售金額】，由高到低排序，最後一列放全部的總和。不要計算我剛才說要排除的列。做好之後請給我一個可以下載的 Excel 檔，並用三句話說明你用了哪些欄位、排除了哪些資料。
通常一分鐘內，你會拿到一張新的表和一個下載連結。那三句說明很重要，它等於告訴你「我是怎麼算的」，你看得懂就容易抓錯。
方法二實際做：不給檔案，請它教你寫公式
公司規定資料不能上傳，或你只是想學會自己做，就用這段話。你只要描述欄位在哪裡，不用給任何真實數字：
我在用【Excel】。我的表格 A 欄是日期、B 欄是業務員名字、C 欄是銷售金額，資料從第 2 列到第【813】列。我想在旁邊另外做一張小表，算出每位業務員的金額合計。請告訴我公式要貼在哪一格、怎麼往下拉，並用白話解釋公式每一段在做什麼。如果有更簡單、不用公式的做法，也請一起告訴我。
它通常會給你一行公式，加上「貼在 F2，再往下拉」這類步驟。很多時候它也會建議你改用「樞紐分析」，也就是 Excel 內建、自動分類加總的功能，並一步一步說要點哪裡。照著做一遍，下個月你就不用再問了。
圖：AI 算得很快，最後那一眼還是要你自己來。
要注意什麼：AI 最常在這四個地方算錯
圖：四個勾都打完，再挑一個數字自己對。
最常見的是把「合計」那列當成一筆生意，總業績直接變成兩倍。其次是日期：民國年、或「10/5」到底是十月五日還是五月十日，月份一分錯，整張表都錯。第三是重複的訂單，同一張單在系統裡出現兩次，它會照加不誤。
對答案有個很簡單的方法。回到你原本的 Excel，把某一位業務的金額格子全部選起來，看視窗右下角，Excel 會直接顯示這些格子的加總。跟 AI 給的數字一樣，才放心交出去。
另外，公司的業績資料算不算機密，先問主管或看公司規定。不確定的時候，就用方法二，檔案完全不用離開你的電腦。
你可以這樣開始
- 先找一份不敏感的舊表練習，例如上個月自己記的家用帳，或已經公開過的資料。
- 打開 ChatGPT 或 Gemini 免費版，上傳檔案，貼上本文第一段話，看它讀到的列數對不對。
- 列數對了，再貼第二段話，下載它做好的表。
- 在原本的 Excel 裡挑一個人，選起來看右下角加總，跟 AI 的數字對一次。
- 公司檔案不能上傳的話，改用方法二那段話，請它教你寫公式，自己貼回 Excel。
常見問題
用 AI 整理 Excel 要付錢嗎？
不一定。方法一和方法二用 ChatGPT 或 Gemini 免費版就能試，只是免費版上傳檔案的次數比較少。要在 Excel 裡面直接叫 AI，就需要訂閱 Microsoft 365 個人版或家用版，而且每月的使用額度有上限。
上傳公司的 Excel 安全嗎？
這要看公司規定，不是看 AI 的功能。很多公司明文禁止把內部資料傳到外部服務。最保險的做法是先刪掉客戶個資，或乾脆用方法二，只描述欄位、不給檔案。
AI 算出來的數字可以直接交給主管嗎？
不建議。它大部分時候是對的，但錯的時候看起來一樣很有自信。交出去之前，至少用右下角加總對一個數字，再看一下總和有沒有大得不合理。
延伸閱讀
下個月底，主管再丟來同一句話，你不用再對著八百多列發呆。先請 AI 說說它看到什麼，再請它整理，最後自己對一個數字。晚餐吃完，報表也差不多好了。