會議記錄 AI 怎麼用？錄音檔轉文字、自動整理待辦，手打半小時變核對幾分鐘
開完會還要花半小時打會議記錄？用白話示範：手機錄音轉成文字，再貼一段固定的話讓 AI 整理出決定與待辦。免費工具怎麼選、哪裡一定要自己核對、錄音要不要先告知同事，一次講清楚。
週一早上的部門會議，主管說：「今天的記錄你來寫。」你一邊聽一邊打字，手指追不上嘴巴。等你打完上一句，大家已經在討論下一件事，主管剛剛說的交件日期是週四還是週五，你也不太確定。
會議結束，真正的工作才開始。你對著亂七八糟的筆記，花了半小時整理成「決定了什麼、誰要做什麼」。寄出去之後，同事回信說：「我負責的不是這個喔。」這種經驗，很多上班族都有過。
圖：開會時你只要專心聽，記錄交給桌上那支手機。
會議記錄 AI 是什麼：把打字和分類交給它
說穿了，就是兩件事交給 AI。第一件是「聽寫」：把錄音變成一字一句的文字，這叫逐字稿。第二件是「整理」：從一大段聊天裡，挑出真正有用的決定和待辦事項。
以前這兩件事都要人來做，所以寫記錄的人很難專心參與討論。現在，你可以把手機放在桌上，專心聽、專心發言。會後花幾分鐘核對 AI 整理好的重點就好。
要先講清楚：AI 不會替你負責。它會聽錯人名、會把沒定案的事寫成已決定。所以這套做法是「它打草稿，你來把關」，不是全部丟給它。
它怎麼運作：一場會議的四個步驟
圖：前三步大多是機器在做，最後一步一定是你。
整個流程就像請一位新來的助理幫忙。你先錄音，助理把錄音打成文字，再照你的格式整理好，最後你看過一遍才寄出。花你力氣的只有開頭按下錄音，和最後的核對。
錄音怎麼變成文字：手邊就有的三條路
第一條路是 iPhone 內建的「語音備忘錄」。依蘋果說明，iOS 18 以後、iPhone 12 以後的機型，錄完音就能看逐字稿，支援繁體中文，完全免費。打開錄音、按「更多」按鈕，就能把整段文字拷貝出來。
第二條路是 Google 的 Gemini。你可以直接把錄音檔丟給它，請它轉成文字並整理。不過 2025 年 9 月開放時，免費版一次只能放大約 10 分鐘的錄音，長會議要付費方案才放得下。
第三條路是 Gemini Notebook，就是原本的 NotebookLM，2026 年 7 月改了名字。它可以上傳整段會議錄音，再對著內容問問題。有使用者實測發現，它會把口語稍微潤飾，所以不是百分之百的原話，記重點夠用。
如果公司本來就用 Google Meet 開線上會議，付費方案有「幫我做筆記」的功能。但截至 2026 年 10 月，我查到的官方語言清單還沒有中文，中文會議先別指望它。
實際例子：貼這段話，它幫你抓待辦
有了逐字稿之後，打開 ChatGPT 或 Gemini，先貼上下面這段話，再把逐字稿整段貼在後面。【】裡的字換成你自己的會議主題和出席的人。
下面是一場會議的逐字稿，可能有錯字或聽錯的詞。請幫我整理成會議記錄，分成三段：一、這次決定了哪些事；二、待辦事項，每一項寫清楚誰負責、要做什麼、什麼時候前完成；三、還沒有結論、下次要再討論的事。逐字稿裡沒有提到的內容不要自己補，聽不清楚或不確定的地方請標上「待確認」。會議主題是【會議主題】，出席的人有【出席者名字】。
貼進去之後，通常幾十秒就會得到一份分好段的記錄。最有用的是第二段，每一行都有人名和期限。把「待確認」的地方對照錄音聽一下，比從頭打字快很多。
確認沒問題後，可以再請它幫你寫通知訊息，把【】換成你要大家回覆的日期：
請根據上面整理好的會議記錄，寫一則要傳到部門群組的訊息。語氣客氣、簡短，開頭一句說明是哪一場會議，接著逐條列出每個人的待辦和期限，最後提醒大家如果有記錯，請在【回覆期限】前直接告訴我。不要加表情符號。
它會給你一則可以直接複製的訊息。送出前再讀一次，確定人名和日期都對。
要注意什麼：AI 負責打字，你負責對不對
圖：左邊放心交出去，右邊每一項都要你親眼看過。
最常出錯的是人名和專有名詞。「小陳」可能被聽成「小城」，公司產品名可能變成一串奇怪的字。台語、中英夾雜、很多人同時講話時，錯得更多。數字也一樣，「十五號」和「五號」只差一個字，後果卻很大。
第二個要小心的是「腦補」。會上只是隨口提到的想法，AI 有時會寫成「已決定」。所以上面那段話特別寫了「沒提到的不要自己補」，但你還是要看一遍。
第三是隱私。公司的機密、客戶的個資，先問清楚公司規定能不能傳到外部的 AI 服務。有些公司明文禁止。不確定的時候，可以先把客戶名稱換成代號再貼。
錄音前也記得先說一聲。依臺灣高等檢察署的法律宣導，錄下自己有參與的談話，實務上多認為不違法。但這不是法律意見，而且主動告知是基本禮貌，同事也比較不會有疙瘩。
你可以這樣開始
圖：回座位前，待辦清單已經在手機裡了。
- 下一次開會前，先跟同事說「我錄音做記錄，會後刪掉」，把手機放在桌子中間。
- 會後打開 iPhone 語音備忘錄看逐字稿並拷貝；Android 或很短的會議，可以把錄音檔丟給 Gemini 免費版試試。
- 打開 ChatGPT 或 Gemini 免費版，貼上本文第一段話，再貼上逐字稿。
- 花幾分鐘核對人名、日期、數字和「待確認」的地方，有疑問就回去聽那一段錄音。
- 用第二段話產生通知訊息，自己讀過再傳到群組。記錄確定後，把錄音檔刪掉。
常見問題
會議記錄 AI 要付錢嗎？
不一定。上面的做法用 iPhone 內建功能加 ChatGPT 或 Gemini 免費版就能完成。要付費的通常是「長錄音直接上傳」或「自動加入線上會議」這類功能。例如 ChatGPT 的錄音功能，官方說明是 Plus 以上方案、而且只在 Mac 電腦版上能用。
開會錄音，同事會不會不舒服？
有可能，所以要先說。講清楚錄音只是為了寫記錄、整理完就刪掉，大部分人都能接受。如果有人不希望被錄，就尊重對方，那一場改回手寫，或只錄你自己的口述重點。
台語、中英夾雜的會議，AI 聽得懂嗎？
純中文、一次一個人講話時，效果最好。夾雜台語、英文專有名詞，或很多人同時插話時，錯字會明顯變多。這時候「待確認」的標記特別重要，會後花幾分鐘對照錄音補上就好。
延伸閱讀
下次主管再說「今天的記錄你來寫」，你不用再一邊聽一邊拚命打字。把手機放桌上，專心開會。會後花幾分鐘核對，記錄就寄出去了，連那個週四還是週五的日期，也能回去聽清楚。